Gérer son activité de coach sportif : contrats, annulations et relances impayés

L'aspect admin qui tue votre productivité

Un coach qui gère seul son activité passe 8 à 12 heures par mois sur des tâches administratives : rédiger des contrats, répondre à des emails, gérer les annulations, relancer les impayés. Avec des modèles optimisés, c'est 2 heures.

Prompt 1 — Contrat de coaching professionnel

Tu es un expert juridique en droit des services de coaching.
Rédige un contrat de coaching sportif entre un coach indépendant et un client particulier.

Informations à inclure :
- Objet : programme [nom], durée [X semaines], fréquence [X séances/semaine]
- Tarif : [X€], modalités de paiement : [mensuel / en une fois / 3 versements]
- Modalités des séances : [présentiel à [lieu] / visioconférence / mixte]
- Conditions d'annulation : [délai minimum, pénalités]
- Clause de force majeure (maladie, blessure)
- Obligations du coach vs obligations du client
- Confidentialité des données personnelles (RGPD mention)
- Résiliation anticipée et remboursement partiel

Format : document structuré avec articles numérotés. Longueur : 1 page.

Prompt 2 — Email de gestion d'annulation dernier-minute

Un client annule sa séance [X heures / minutes] avant le début.
C'est [sa première / sa deuxième / sa troisième] annulation ce mois.
Mon contrat précise un délai minimum d'annulation de [X heures].

Rédige ma réponse email qui :
- Pour la 1ère annulation : comprend, propose un report, rappelle la politique calmement
- Pour la 2ème : rappelle la politique avec plus de fermeté, propose de réviser notre organisation
- Pour la 3ème : applique les pénalités contractuelles tout en maintenant la relation

Ton : professionnel, ferme mais bienveillant. Pas d'agressivité.

Prompt 3 — Email de relance impayé

Un client doit me payer [X€] depuis [X jours].
C'est [sa première / deuxième / troisième] relance.

Rédige un email de relance qui :
- 1ère relance (J+7) : rappel simple, assume l'oubli bienveillant
- 2ème relance (J+15) : ton plus sérieux, rappelle les termes du contrat
- 3ème relance (J+30) : mise en demeure formelle, mention des suites possibles

Pour chaque version : préserver la relation si possible, être clair sur les conséquences sans menacer inutilement.

Prompt 4 — Bilan de fin de programme à envoyer au client

Mon client vient de terminer son programme de [X semaines].
Voici son bilan objectif : [évolution des mesures, performances, régularité, points forts, axes d'amélioration].
Voici mon observation subjective : [engagement, état d'esprit, progression mentale].

Rédige un bilan de fin de programme qui :
1. Célèbre ses accomplissements avec des chiffres et des faits
2. Analyse honnêtement ce qui a bien marché et ce qui peut progresser
3. Propose une suite (programme avancé, maintenance, pause réfléchie)
4. L'invite à laisser un témoignage ou à recommander vos services
5. Exprime votre fierté et votre disponibilité pour la suite

Format : email personnel, 15-20 lignes, ton de coach fier de son client.

Résultat

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