Automatiser la gestion de votre agence d'architecture

Suivi de mission, facturation au jalonnement, relances de validation — comment les agences modernes récupèrent du temps pour la conception.

Ce que vous perdez sans automatisation

Les architectes sont formés pour concevoir, pas pour gérer. Pourtant, la gestion d'une mission — suivi des phases, facturation au jalonnement, relances de validation — consomme en moyenne 8 à 12h par semaine dans une agence de 3 à 5 personnes. Ce sont des heures prises sur la conception, la relation client et le développement commercial.

Scénario 1 — Email récapitulatif automatique à la remise d'un dossier de phase

Déclencheur : un dossier de phase (APS, APD, PC, PRO...) est marqué "rendu" dans Google Sheets

Étapes Make.com :

Google Sheets / Watch Rows — détecte chaque ligne dont le statut de phase passe à "rendu"
Google Drive / Get a File — récupère le lien du dossier partagé correspondant à cette phase
Gmail / Send an Email — envoie automatiquement au client un email récapitulatif : liste des pièces contenues dans le dossier, ce qui est attendu en retour (validation, observations, signature), délai souhaité pour la validation, facturation associée à cette phase (montant et modalités)
Google Sheets / Update a Row — enregistre la date d'envoi et met le statut à "en attente de validation client"
Google Calendar / Create an Event — crée un rappel interne à J+14 si pas de retour client

Résultat : chaque remise de phase est documentée, tracée et accompagnée d'un email professionnel — sans rédiger le même email à chaque fois. Les clients savent exactement ce qu'on attend d'eux.

Scénario 2 — Relance automatique des phases non validées

Déclencheur : le statut "en attente de validation client" reste inchangé dans Google Sheets depuis plus de 3 semaines

Étapes Make.com :

Google Sheets / Search Rows — identifie chaque matin les phases en attente depuis plus de 21 jours sans mise à jour
Gmail / Send an Email (J+21) — relance douce : "Avez-vous eu l'occasion d'examiner le dossier [phase] ? Nous sommes disponibles pour un point de 30 minutes si vous avez des questions ou des observations."
Gmail / Send an Email (J+35) — relance ferme : rappel de l'impact du délai sur le calendrier global (date de dépôt PC, date de démarrage chantier), demande de réponse ou de validation sous 7 jours
Gmail / Send an Email (vers vous si J+42 sans réponse) — alerte interne pour appel téléphonique direct
Google Sheets / Update a Row — enregistre chaque étape de relance et la date de réponse effective

Résultat : les projets ne restent plus bloqués des mois en attente de validation client. Le planning se respecte — et la facturation suit.

Scénario 3 — Alerte et relance automatique pour les factures de jalonnement impayées

Déclencheur : une facture de jalonnement est émise et enregistrée dans Google Sheets

Étapes Make.com :

Google Sheets / Watch Rows — détecte chaque nouvelle facture avec statut "émise"
Tools / Date & Time — calcule les dates J+30 (échéance standard) et J+45
Gmail / Send an Email (J+30 si non réglée) — rappel cordial de la facture avec RIB et référence mission
Gmail / Send an Email (J+45 si toujours non réglée) — relance formelle : mention des intérêts légaux de retard (3x le taux légal pour les professionnels B2B, art. L441-10 Code de Commerce) et de l'indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement, demande de régularisation sous 8 jours
Gmail / Send an Email (vers vous à J+50) — alerte interne pour action manuelle (appel, mise en demeure)

Résultat : les factures impayées à 60 jours baissent de 30 à 50%. L'agence n'avance plus la trésorerie pendant des semaines sans réagir.

| Workflow | Bénéfice direct | |---|---| | Email récapitulatif phase | Zéro email de phase rédigé manuellement | | Relance validation client | -60% de délais de validation dépassés | | Alerte factures jalonnement | -40% de factures impayées à 60 jours |