Automatiser la gestion d'un cabinet de psychologie avec Make.com

Accueil automatique des demandes de RDV, rappel de séance J-2 et remplissage de liste d'attente — 3 scénarios Make.com pour psychologue libéral.

Ce qui se passe sans automatisation

Sans système automatisé, chaque demande de RDV génère plusieurs échanges d'emails manuels, les no-shows s'accumulent faute de rappels, et quand un créneau se libère à la dernière minute, vous perdez du temps à contacter la liste d'attente un par un. Un psychologue libéral perd en moyenne 5 à 8h par semaine sur de l'administratif non remboursé. Ces 3 scénarios Make.com l'éliminent.

Scénario 1 — Accueil automatique des nouvelles demandes de RDV

Déclencheur : Google Forms / Watch Responses — nouveau formulaire de demande de RDV soumis (ou Calendly webhook / Watch Events)

Gmail / Send an Email — email de bienvenue immédiat au patient avec présentation du cabinet, tarif, conditions d'annulation et lien de confirmation du créneau
Twilio / Send SMS — SMS de confirmation "Votre demande de RDV a bien été reçue. Vous recevrez un email de confirmation sous peu."
Google Sheets / Add a Row — ajout automatique dans l'onglet "Liste d'attente" avec : date de demande, prénom, contact, motif, urgence estimée, disponibilités

Résultat automatique : chaque nouvelle demande de RDV déclenche une réponse chaleureuse en moins de 2 minutes et un enregistrement propre dans votre liste d'attente, sans que vous ayez à toucher votre ordinateur.

Scénario 2 — Rappel de séance J-2 automatique

Déclencheur : Google Sheets / Watch Rows — chaque matin à 8h, lecture de la colonne "Date RDV"

Filter — condition : date RDV = aujourd'hui + 2 jours ET statut ≠ "Annulé"
Twilio / Send SMS — SMS automatique au patient "Rappel : vous avez un RDV [jour] à [heure] au cabinet. Annulation sans frais avant 48h : [téléphone]"
Gmail / Send an Email — email de préparation avec adresse du cabinet, conseils pratiques pour la séance et lien pour annuler si besoin
Google Sheets / Update a Row — colonne "Rappel envoyé" = date du jour

Résultat automatique : chaque patient reçoit un SMS et un email de rappel 48h avant sa séance, sans aucune action de votre part. Les no-shows diminuent de 30 à 40%.

Scénario 3 — Libération de créneau et notification automatique de la liste d'attente

Déclencheur : Google Sheets / Watch Rows — changement de la colonne "Statut" vers "Annulé"

Google Sheets / Search Rows — récupération des 3 premiers patients de la liste d'attente triés par ordre d'inscription
Gmail / Send an Email — email au patient n°1 "Un créneau vient de se libérer : [jour] à [heure]. Confirmez votre intérêt avant [date + 24h]."
Sleep / Wait — délai 24 heures
Filter — condition : colonne "Confirmé" du patient n°1 ≠ "OUI"
Gmail / Send an Email — même email au patient n°2
Sleep / Wait — délai 24 heures
Filter — condition : patient n°2 non confirmé → Gmail / Send an Email — email au patient n°3
Google Sheets / Update a Row — mise à jour du statut du créneau et du patient qui a confirmé

Résultat automatique : dès qu'une annulation survient, les 3 premiers patients de la liste d'attente sont contactés dans l'ordre, en cascade, jusqu'à ce que le créneau soit repris — sans que vous interveniez.

Coût mensuel de la stack

| Outil | Usage | Coût | |---|---|---| | Make.com | Automatisation des 3 scénarios | 9 €/mois | | Twilio | ~80 SMS/mois (rappels + confirmations) | ~2 €/mois | | Google Forms / Sheets | Formulaire + base de données | Gratuit | | Calendly (optionnel) | Prise de RDV en ligne | 10 €/mois | | Total | | ~11-21 €/mois |

Un seul no-show évité par mois couvre largement ce budget.