Notaire : gérer les dossiers avec des check-lists IA pour ne rien oublier

Check-list complète vente immobilière, succession simple et suivi automatique des dossiers via Make.com — zéro dossier endormi dans votre étude.

Un dossier notarial raté peut engager votre responsabilité

La complexité des dossiers notariaux — ventes immobilières, successions, donations, baux — implique de nombreuses vérifications obligatoires, délais légaux et documents à réunir. Un oubli peut entraîner des délais importants ou pire, une mise en cause de la responsabilité professionnelle. Les check-lists IA sont votre filet de sécurité.

Prompt 1 — Check-list complète pour une vente immobilière

Génère une check-list procédurale complète pour une vente immobilière classique (appartement existant, financement bancaire).

Organisée en phases :
1. Réception du mandat et ouverture du dossier (documents à demander au vendeur et à l'acquéreur)
2. Avant-contrat / compromis (vérifications obligatoires, diagnostics, conditions suspensives)
3. Période entre compromis et acte (purge des délais, demande financement, état hypothécaire)
4. Préparation de l'acte (vérifications finales, calcul du prix net vendeur, convocations)
5. Signature (déroulement, remise des clés, formalités post-acte)
6. Post-acte (publication, remboursement du crédit vendeur, règlement des fonds)

Pour chaque étape : action à effectuer, responsable (notaire / clerc / client), délai légal si applicable.

Prompt 2 — Check-list succession simple

Génère une check-list pour une succession simple (conjoint survivant + enfants, sans litige).

Phases à couvrir :
1. Ouverture : premier contact famille, mandat, inventaire des documents à réunir
2. Inventaire du patrimoine : actif (immobilier, comptes, placements) et passif (dettes, impôts)
3. Déclaration de succession : délais (6 mois en règle générale, ou 24 mois si le défunt résidait hors de France métropolitaine), calcul des droits, abattements
4. Règlement : partage entre héritiers, actes de partage si bien immobilier
5. Clôture : remise des fonds, rapport de mission à la famille

Pour chaque étape : délais légaux, documents obligatoires, points de vigilance spécifiques.

Scénario Make.com — Suivi automatique des dossiers et relances

Module Google Sheets — Scheduled Search : chaque lundi matin, analyse tous les dossiers actifs
Module Make.com — Filter : identifie les dossiers avec documents manquants ou délais dépassés
Module Gmail — Send Email : relance automatique au client avec liste des documents manquants
Module Gmail — Send Email : rapport hebdomadaire à la clerc avec état de chaque dossier
Module Google Sheets — Update : met à jour les statuts après chaque action

Résultat : aucun dossier "endormi" dans votre étude. Chaque dossier avance selon son rythme optimal.