Automatiser la gestion d'une étude notariale avec Make.com

Relance des documents manquants, rappel SMS avant signature et collecte d'avis Google en post-acte — 3 automatisations pour gagner 2h/jour.

Ce que vous perdez sans automatisation

Une étude notariale de taille moyenne gère des dizaines de relances de documents par semaine. Sans automatisation, chaque relance prend 3 à 5 minutes à rédiger et envoyer. Multipliée par 30 dossiers actifs, c'est 2 à 3 heures perdues chaque semaine sur une tâche entièrement automatisable.

Scénario 1 — Relance automatique des documents manquants

Déclencheur : le clerc marque un document comme "manquant" dans Google Sheets en cours de constitution de dossier

Étapes Make.com :

Google Sheets / Watch Rows — détecte chaque cellule mise à jour avec le statut "document manquant"
Tools / Date & Time — calcule les dates de relance J+7 et J+14 à partir de la date de marquage
Gmail / Send an Email (J+7) — email automatique au client : "Pour finaliser votre dossier [type], il nous manque [document]. Voici comment l'obtenir : [instructions spécifiques]. Sans ce document, votre dossier ne pourra pas être instruit dans les délais."
Gmail / Send an Email (J+14) — relance avec mention de l'urgence si délai légal approche, proposition d'appel pour aider le client à obtenir le document
Google Sheets / Update a Row — enregistre chaque envoi et le statut de réponse du client

Résultat : les dossiers avancent sans que le clerc relance manuellement. Les délais de constitution se réduisent de 20 à 40%.

Scénario 2 — Rappel de signature automatique J-10

Déclencheur : la date de signature est enregistrée dans Google Sheets lors de la fixation du rendez-vous

Étapes Make.com :

Google Sheets / Search Rows — identifie chaque matin les signatures prévues dans 10 jours
Gmail / Send an Email — envoie automatiquement un email récapitulatif complet au client : date, heure, adresse de l'étude, documents à apporter, identité des signataires attendus, durée estimée de la signature
Twilio / Send an SMS (J-3) — SMS de confirmation : "Votre signature chez Me [Nom] est confirmée le [date] à [heure]. Répondez OUI pour confirmer."
Gmail / Send an Email (si pas de confirmation SMS) — email de relance demandant confirmation de présence
Google Sheets / Update a Row — enregistre les confirmations reçues

Résultat : les absences le jour de la signature tombent à moins de 5%. Le clerc ne passe plus 30 minutes au téléphone pour confirmer chaque rendez-vous.

Scénario 3 — Email de satisfaction et avis Google J+14 post-signature

Déclencheur : le statut du dossier passe à "signé / clôturé" dans Google Sheets

Étapes Make.com :

Google Sheets / Watch Rows — détecte les dossiers passant en statut "clôturé"
Tools / Date & Time — calcule J+14 à partir de la date de signature
Gmail / Send an Email (J+14) — email chaleureux : confirmation que l'acte est enregistré, prise de nouvelles, invitation à partager leur expérience via un formulaire court
Google Forms / Watch Responses — surveille les réponses au formulaire de satisfaction
Gmail / Send an Email (si note ≥ 4/5) — envoie un lien direct vers la fiche Google My Business de l'étude pour publier un avis

Résultat : les études notariales qui utilisent ce workflow collectent 3 à 5 fois plus d'avis Google que la moyenne de leur département — sans jamais solliciter directement les clients.

| Workflow | Bénéfice direct | |---|---| | Relance documents manquants | -30% de délai de constitution dossier | | Rappel signature J-10 | -80% d'absences le jour J | | Satisfaction post-acte | x4 avis Google vs moyenne département |