Gestion agenda cabinet médecin : optimisez vos créneaux et déléguez mieux

Le temps perdu en organisation vous coûte des patients

Un médecin généraliste perd en moyenne 45 minutes par jour en tâches organisationnelles qui pourraient être automatisées ou mieux structurées : gestion des no-shows, coordination avec la secrétaire, relances administratives. Sur un an, ce sont 180 heures — soit 6 semaines de travail perdues.

Prompt 1 — Rédiger le guide de fonctionnement pour votre secrétaire

Je veux créer un document de référence pour ma secrétaire médicale qui lui permettrait de gérer seule 80% des situations courantes.

Rédige un guide opérationnel structuré sur :
1. Gestion des appels (priorités, urgences à passer immédiatement, différables)
2. Prise de RDV (durées standard selon motif, créneaux urgences à protéger)
3. Demandes de renouvellement d'ordonnance (procédure selon type de médicament)
4. Gestion des no-shows (appel de rappel, liste d'attente)
5. Communication avec les patients difficiles ou anxieux (ton, limites)

Pour chaque section : procédure claire, exemples de formulations, et cas particuliers à escalader directement au médecin.

Prompt 2 — Analyser et optimiser votre planning type

Voici mon planning type d'une journée de consultation :
[décrire : heure d'ouverture, créneaux standards, durées par type de consultation, pauses, fin de journée]

Durée moyenne réelle de mes consultations selon les types :
- Consultation simple : [X min]
- Consultation complexe / bilan : [X min]
- Renouvellement : [X min]
- Urgence : [X min]

Analyse mon planning et propose des optimisations pour :
1. Réduire les retards en cascade sans supprimer de patients
2. Placer les types de consultation dans les meilleurs créneaux (patients anxieux le matin, consultations rapides en fin de journée, etc.)
3. Créer un système de liste d'attente pour les créneaux du jour libérés
4. Intégrer 2 créneaux urgences par demi-journée sans pénaliser les rendez-vous

Prompt 3 — Templates d'emails administratifs récurrents

Je dois souvent envoyer des emails administratifs répétitifs. Rédige des templates pour chaque situation :

1. Refus d'une demande de consultation télématique non appropriée
2. Réponse à un patient qui demande un certificat médical non justifié
3. Demande de dossier médical d'un nouveau patient venant d'un confrère
4. Notification de fermeture du cabinet pendant les congés avec médecin remplaçant
5. Réponse à une mutuelle qui demande des informations complémentaires (rappel : toute transmission d'information médicale nécessite l'accord écrit du patient — ce template couvre uniquement les demandes administratives non couvertes par le secret médical)

Pour chaque template : objet d'email + corps du message. Ton médical, professionnel, sans être froid.

Prompt 4 — Tableau de bord de l'activité du cabinet

Je veux créer un tableau de bord mensuel simple pour suivre l'activité de mon cabinet.

Propose la structure d'un Google Sheets avec :
1. Les indicateurs clés à suivre (patients vus, no-shows, actes par type)
2. Les formules de calcul automatique
3. Un graphique de tendance mensuelle
4. Un indicateur de temps moyen par consultation
5. Un suivi des patients nouveaux vs patients récurrents

L'objectif : 5 minutes par semaine pour avoir une vision claire de mon activité sans passer du temps à analyser manuellement.