Automatiser la gestion d'une activité graphiste freelance avec Make.com

Ce qui se passe sans automatisation

Sans automatisation, chaque nouveau client implique une série d'emails manuels, la création à la main d'un dossier Drive, et une invitation oubliée sur deux à l'espace de projet. Les factures impayées s'accumulent parce que relancer un client est inconfortable. Les révisions traînent parce que vous ne savez pas qui a vu quoi. Un graphiste freelance perd en moyenne 6 à 10h par mois sur de l'administratif non créatif et non facturé.

Scénario 1 — Onboarding client automatique après signature de contrat

Déclencheur : DocuSign / Watch Envelopes — webhook déclenché dès qu'un contrat est signé par le client

1. Gmail / Send an Email — email de bienvenue immédiat avec lien vers le Google Drive du projet et présentation du processus de collaboration
2. Google Drive / Create a Folder — création automatique d'un dossier projet avec arborescence standard : /Brief / /Livrables / /Facturation / /Archives
3. Google Drive / Share a Folder — partage automatique du dossier avec l'adresse email du client (accès en lecture)
4. HTTP / Make an API Request — invitation du client dans l'espace Notion ou création d'une carte Trello "Nouveau projet" avec les informations du client
5. Twilio / Send SMS — SMS au client "Votre espace de projet est prêt. Retrouvez tout dans le Drive partagé par email. À bientôt !"

Résultat automatique : dès la signature du contrat, le client reçoit un SMS, un email de bienvenue, et son espace de projet est créé et partagé — sans que vous n'ouvriez un seul outil manuellement.

Scénario 2 — Relance automatique des factures impayées

Déclencheur : Google Sheets / Watch Rows — chaque lundi à 9h, lecture de l'onglet "Factures"

1. Filter — condition : statut = "Envoyée" ET date d'envoi = aujourd'hui - 30 jours
2. Google Drive / Get a File — récupération du PDF de la facture dans le dossier Drive correspondant
3. Gmail / Send an Email — relance J+30 douce avec la facture en pièce jointe : "Je me permets de vous relancer concernant la facture [numéro] du [date]…"
4. Google Sheets / Update a Row — colonne "Relance 1" = date du jour
5. Filter — condition (lors du prochain passage lundi) : statut toujours "Envoyée" ET date d'envoi = aujourd'hui - 45 jours
6. Gmail / Send an Email — relance J+45 ferme avec mention des conditions de paiement du contrat
7. Google Sheets / Update a Row — colonne "Relance 2" = date du jour

Résultat automatique : chaque facture impayée reçoit une relance à J+30 puis à J+45 avec le PDF en pièce jointe, sans que vous ayez à surveiller votre tableau de bord ni à vivre l'inconfort de relancer manuellement.

Scénario 3 — Notification automatique de nouvelles versions à valider

Déclencheur : Google Drive / Watch Files in a Folder — surveillance du dossier "À valider" dans chaque projet

1. Filter — condition : nouveau fichier ajouté ou fichier existant modifié dans le dossier "À valider"
2. Google Sheets / Search Rows — récupération de l'adresse email du client associé au dossier du projet
3. Gmail / Send an Email — email automatique au client "Une nouvelle version est disponible pour validation dans votre espace Drive : [lien direct vers le fichier]. Merci de me faire un retour sous 5 jours ouvrés."
4. Google Sheets / Add a Row — enregistrement dans l'onglet "Suivi révisions" : date, numéro de version, délai de réponse attendu
5. Note technique : Make.com ne propose pas de module Sleep natif pour des délais longs. Implémentez un second scénario planifié (Schedule) qui vérifie chaque matin si 5 jours ouvrés se sont écoulés depuis l'envoi dans Google Sheets.
6. Filter — condition : colonne "Validé" = vide
7. Gmail / Send an Email — relance douce : "Je n'ai pas encore reçu votre retour sur la version [numéro]. N'hésitez pas si vous avez des questions."

Résultat automatique : dès qu'une nouvelle version est déposée dans Drive, le client est notifié automatiquement avec un lien direct, et une relance part si vous n'avez pas de retour après 5 jours.

Coût mensuel de la stack

| Outil | Usage | Coût | |---|---|---| | Make.com | Automatisation des 3 scénarios | 9 €/mois | | Yousign (~1€/signature ou 25€/mois) ou DocuSign Personal (~14€/mois) | Signature électronique contrats | 14-25 €/mois | | Twilio | ~20 SMS/mois (onboarding clients) | ~0,50 €/mois | | Google Drive / Sheets | Stockage + base de données | Gratuit | | Total | | ~20 €/mois |

Une seule facture récupérée grâce aux relances automatiques couvre des mois de stack.