Cabinet comptable automatisé : rappels pièces, classement Drive et TVA

Rappel de collecte le 20 du mois, classement automatique des PDFs reçus, relance TVA trimestrielle : 3 scénarios Make.com qui tournent seuls à 13€/mois.

Ce que votre cabinet perd chaque mois en tâches non-facturables

Si vous avez 50 clients, vous envoyez en moyenne 200 à 300 relances par an rien que pour la collecte documentaire. À 5 minutes par relance : 25 heures par an par collaborateur perdues sur de la relance.

| Problème | Coût mensuel estimé | |---|---| | Relances manuelles collecte documents (25h/an/collaborateur à 22€/h) | 46€/collaborateur/mois | | Classement PDF manuel dans les dossiers clients | 30 - 60€ de temps par collaborateur | | Retards TVA faute de relance anticipée (pénalités client) | 100 - 500€ de tension relation client | | Déclarations manquées par oubli de relance | Risque pénal et perte de mandat |

Ces trois scénarios Make.com automatisent 80% de ce travail répétitif.

Scénario 1 — Rappel pièces comptables le 20 de chaque mois et SMS aux retardataires

Déclencheur : Make.com se lance automatiquement le 20 de chaque mois à 9h00.

Module Make.com — Scheduled Trigger : se lance le 20 de chaque mois à 9h00
Module Google Sheets — Get All Rows : récupère la liste de tous les clients actifs avec leur email, téléphone, et colonne "Pièces reçues ce mois" (oui/non)
Module Make.com — Iterator : traite chaque client individuellement
Module Gmail — Send Email (à tous les clients) : email automatique — "Rappel : pensez à nous envoyer vos pièces comptables de ce mois avant le 25. Voici la checklist de ce qui est attendu : [liste des justificatifs standards]" avec pièce jointe checklist PDF
Module Make.com — Router : filtre les clients marqués "retardataires habituels" (colonne dédiée dans Sheets)
Module Twilio — Send SMS (aux retardataires habituels uniquement) : "Bonjour [Prénom], n'oubliez pas d'envoyer vos pièces avant le 25 ! Répondez à cet SMS si vous avez une question."

Résultat : Chaque mois le 20, tous vos clients reçoivent leur rappel de collecte, et les retardataires habituels reçoivent en plus un SMS — sans qu'un collaborateur ait à envoyer un seul email manuellement.

Scénario 2 — Classement automatique des pièces jointes PDF reçues par email

Déclencheur : Make.com surveille votre boîte Gmail cabinet et détecte chaque email entrant avec une pièce jointe PDF.

Module Gmail — Watch Emails : détecte en temps réel chaque email entrant avec pièce jointe
Module Make.com — Filter : filtre uniquement les emails contenant un fichier PDF en pièce jointe
Module Make.com — Text Parser : analyse l'objet et le corps de l'email pour extraire le nom du client (correspondance avec votre liste Google Sheets de clients)
Module Google Drive — Upload a File : déplace automatiquement le PDF dans le dossier Google Drive correspondant au client identifié (ex: /Clients/[Nom Client]/2026/Pièces comptables/)
Module Google Sheets — Update a Row : met à jour la colonne "Pièces reçues" du client concerné avec la date de réception et le nom du fichier
Module Gmail — Send Email (confirmation au client) : email automatique — "Nous avons bien reçu et enregistré votre document [nom du fichier]. Merci !"

Résultat : Chaque PDF reçu par email est automatiquement rangé dans le bon dossier Google Drive et marqué comme reçu dans votre suivi — plus aucun classement manuel, plus aucune pièce égarée.

Scénario 3 — Relance TVA trimestrielle avec alerte interne si pas de réponse J+5

Déclencheur : Make.com se lance automatiquement 15 jours avant chaque échéance de TVA trimestrielle (schedule configuré pour janvier, avril, juillet, octobre).

Module Make.com — Scheduled Trigger : se lance le 15 du mois précédant chaque fin de trimestre
Module Google Sheets — Search Rows : récupère tous les clients assujettis à la TVA trimestrielle (colonne "TVA trimestrielle" = oui)
Module Make.com — Iterator : traite chaque client individuellement
Module Gmail — Send Email : email automatique à chaque client concerné — "Votre déclaration de TVA est due avant le [date légale exacte]. Voici les documents que vous devez nous transmettre pour que nous puissions la préparer : [liste]. Merci de nous les envoyer avant le [date - 5 jours]."
Module Google Sheets — Update a Row : enregistre la date d'envoi du rappel TVA
Module Make.com — Wait 5 days : pause de 5 jours
Module Google Sheets — Search Rows : vérifie si les pièces ont été reçues (colonne "Pièces TVA reçues" = vide)
Module Slack / Gmail — Send Message (alerte interne) : notification au responsable du dossier — "[Nom client] n'a pas encore envoyé ses pièces TVA. Échéance dans [X jours]. Appel de suivi recommandé."

Résultat : Chaque client TVA est relancé automatiquement avant l'échéance, et votre équipe est alertée en interne si un client ne réagit pas — zéro déclaration tardive par oubli de relance.

Coût mensuel de ces trois automatisations

| Outil | Usage | Coût mensuel | |---|---|---| | Make.com | Orchestration des 3 scénarios | 9€ | | Twilio | SMS retardataires (~40 SMS/mois) | ~4€ | | Google Drive + Google Sheets | Classement et données | Gratuit | | Gmail | Emails rappels et confirmations | Gratuit |

Total : environ 13€/mois pour supprimer les relances manuelles, classer automatiquement chaque pièce reçue, et ne plus manquer aucune échéance TVA faute de suivi.